Direktør for administrasjon og service

Våre tjenester 
Enheten består av fire avdelinger

• Arkiv
• Organisasjon og informasjon
• Personal
• Servicesenteret

Arkiv
Sentralarkivet leverer arkivtjenester til kommunens enheter. Arkivloven med forskrift har som mål å sikre og tilgjengeliggjøre arkiv for nåtid og framtid. Arkivtjenesten har ansvar for postmottak, registrering og arkivhåndtering for alle kommunens enheter. I tillegg yter arkivseksjonen service for alle brukerne av kommunens sak-/arkivsystem og bistår saksbehandlere med dokumentasjon fra avlevert arkiv. For publikum ellers gir en tilgang til historisk materiale og innsyn i politiske saker. 

Organisasjon og informasjon
Organisasjon og informasjon er et ressurssenter som bistår enhetene og rådmannens ledergruppe med hjelp, råd og veiledning innenfor organisasjonsutvikling og informasjon. Avdelingen gir bistand til kompetanseprosjekter som spenner over flere enheter og fagområder. Avdelingen har også ansvar for kommunens hjemmesider, sosiale media, profilering og annonsering m.m. Kommunen opplever en en jevn nedgang i antall fysiske besøk, dermed blir digitalisering og økt tilgang på digitale tjenester på nett viktigere og viktigere. 

For å ta ut mest mulig effektivisering av omorganiseringen kommunen har vært gjennom, vil det være viktig å fokusere på organisasjonsutvikling. Ved å bygge en avdeling som inneholder både organisasjon og kommunikasjon, vil forholdene ligge godt til rette for gode prosesser.

Personal
Personalavdelingen gir enhetene råd og støtte ved ansettelser, oppsigelser og personalsaker. I tillegg har en ansvar for opprettelse av og endring i stillingshjemler, søknadsadministrasjon ved ledige stillinger, lønnsforhandlinger, vikarformidling og lærlinger. Videre har enheten ansvar for utarbeidelse av ulike retningslinjer og reglementer innenfor eget fagområder. Personalpolitisk utvalg, arbeidsmiljøutvalget, IA-utvalget, attføringsutvalget, arbeidsutvalget og diverse prosjekter får sekretariatsstøtte fra personalavdelingen.

Personal bistår hele organisasjonen med råd og veiledning innen personalfaglige problemstillinger. Fokuset framover vil være å opprettholde og videreutvikle denne funksjonen, da området stadig blir mer innfløkt. Det er viktig av å kvalitetssikre arbeidet med lærlinger i kommunen, og det er naturlig å se på rutiner og organiseringen av arbeidet.

Servicesenteret
Servicesenteret fungerer som publikumsmottak for hele kommunen, og bidrar til å gjøre offentlige tjenester mer tilgjengelige for byens befolkning. Sentralbordet til kommunen er en av Servicesenterets mange funksjoner. Det har vært en jevn nedgang i antall fysiske besøk, samtidig som flere og flere etterspør gode digitale løsninger. Samtidig har Servicesenteret hatt en økning i oppgaver som krever mer skjønnsbasert saksbehandling. Som en direkte konsekvens av denne utviklingen, gjorde kommunedirektøren redusert åpningstid på Servicesenteret fra klokken 9 til klokken 15 permanent.

Våre tjenester
IKT-enheten har ansvar for drift og utvikling av alle IKT-løsninger i kommunen. Enheten skal også ivareta innkjøp av utstyr, holde seg til gjeldende lovverk, rutiner for datasikkerhet og fungere som rådgiver innen IKT-spørsmål. IKT-enheten leverer i tillegg tjenester til andre kommunale foretak og organisasjoner.

Kommunedirektøren arbeider med en digitaliseringsstrategi. Digitalisering handler om å bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre. Det vil legge til rette for økt produktivitet og bedre tjenester for innbyggerne. Innbyggerne er i stor grad digitale og forventer at det offentlige tilbyr gode digitale tjenester. Det er videre et økende behov for oppgraderinger av utstyr som PCer og skjermer. I tillegg kommer løpende investeringer på IKT, videre utbygging av trådløse nett og generelle oppgraderinger. 

Våre tjenester
Enheten har det overordnede faglige ansvaret for budsjettering, økonomioppfølging, regnskap, lønn, innkjøp, eiendomsskatt og finansforvaltning i Haugesund kommune. Enheten bistår organisasjonen med den løpende økonomistyringen. Enheten har fem avdelinger som er inndelt i fagområdene budsjett, regnskap, lønn og innkjøp. Enheten er sekretariat for ulike legater.

Regnskapsavdelingen
Avdelingen har arbeidssted i Skåregata 103. Avdelingen sine oppgaver er å behandle all inngående og utgående fakturaer. Innfordring av kommunale krav og tvangsinnfordring av kommunale krav. Beregning av vederlag for opphold på institusjon og behandling av søknader vedrørende startlån og tilskudd gjøres på avdelingen. I tillegg utfører avdelingen oppgaver innenfor fagområdene eiendomsskatt, finansforvaltning og legatregnskap.

Budsjettavdelingen
Avdelingen utarbeider månedsrapporter og kvartalsrapporter, i tillegg bistår avdelingen virksomhetene med budsjettoppfølging og løpende økonomistyring.

Lønnsavdelingen
Avdelingen har ansvaret for lønnsutbetalinger, sykelønnsrefusjoner og bistår virksomhetene vedrørende blant annet lønn, tariffbestemmelser og sykelønnsordningen.

Innkjøpsavdelingen
Hovedoppgavene til innkjøpsavdelingen er inngåelse og drift av rammeavtaler, bistå organisasjonen og gjennomføre anbud. Haugesund kommune er i dag en del av innkjøpssamarbeidet på Haugalandet som omfatter ti kommuner.

Den utbredte bruken av digitale løsninger har revolusjonert både private og offentlige tjenestetilbud. Som en respons på denne kontinuerlige utviklingen har kommunen forpliktet seg til å intensivere sitt arbeid med digitalisering. Dette er med det formål å forbedre tjenestene og løsningene som tilbys innbyggere, ansatte, næringsliv, samt innen kultur, idrett og frivillighetssektoren. Som et skritt i retning av å styrke dette arbeidet ble Virksomheten for Digitalisering og Arkiv etablert fra 1. januar 2023.

Koordinere digitaliseringsarbeidet
Den nyopprettede virksomheten har en fremtredende rolle i å koordinere det overordnede digitaliseringsarbeidet i kommunen. Den fungerer som en bro mellom IT og digitaliseringsarbeidet som foregår i de ulike tjenesteområdene. Samtidig, og ikke mindre viktig, fungerer virksomheten som kommunens myndighet på arkivområdet. Dette innebærer ansvar for håndtering av elektronisk og fysisk postmottak, vedlikehold av postlister, administrasjon av det historiske byarkivet og utførelse av budtjeneste.

Støttefunksjon
Ut over dette har virksomheten også en sentral rolle i å tilby kompetent og kunnskapsbasert støtte til hele kommunen innenfor arkivfaget. Dette inkluderer veiledning i tråd med gjeldende lover og regler, og sikring av kvalitets- og interkontroll. Denne helhetlige tilnærmingen gir kommunen et solid fundament for å oppfylle sine digitale ambisjoner samtidig som de ivaretar nødvendige arkivfunksjoner på en pålitelig måte.